Diseño e implantación de una política de expatriación

En estas organizaciones de ámbito internacional surgen nuevas funciones y formas de gestión de las empresas que les obligan a establecer fórmulas distintas de ordenación del trabajo acordes con esta nueva situación.

Bajo este contexto, la gestión de los desplazamientos internacionales de empleados y directivos a través de políticas de expatriación cobra una especial relevancia.

Con independencia de la experiencia que una empresa tenga en el desplazamiento de empleados al extranjero, la elaboración de una política de expatriación es necesaria para alcanzar, entre otros, los siguientes objetivos:

       Disponer de un documento integrado que contribuya a la consecución de la estrategia de la Sociedad y optimice los costes vinculados a los desplazamientos.

       Garantizar la homogeneidad de los criterios aplicados a la hora de gestionar todas las asignaciones internacionales de los empleados.

       Dar respuesta al personal expatriado en relación con las cuestiones derivadas de la expatriación. 

       Asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales de la Compañía.

Es habitual que las organizaciones que deciden elaborar una política de expatriación o efectuar una revisión de la política ya existente, efectúen las siguientes actuaciones:

1. Análisis de la situación de la Compañía. Este análisis debe estar enfocado a los objetivos de la compañía en su estrategia de expansión internacional, y a la revisión de    la gestión que sobre dichos desplazamientos se haya podido efectuar por la entidad en el pasado.

2. Revisión del régimen legal y fiscal otorgado a los desplazamientos en los países en los que la empresa desarrolla su actividad.

3. Elaboración de un documento integrado que, basándose en la información obtenida de las actuaciones anteriores, contribuya a la consecución de la estrategia de la Compañía y optimice los costes vinculados a los desplazamientos.

Algunas de las cuestiones más relevantes que deben ser objeto de valoración en el diseño de una política de expatriación son las siguientes:

      a. La política de expatriación debe servir para establecer la política de compensación y beneficios del personal desplazado.

      b. Deben ser revisados y, en su caso, definidos los procedimientos internos de control de los trabajadores desplazados.

      c. Es preciso valorar y determinar las implicaciones de la asignación internacional en la carrera del trabajador desplazado, determinando con claridad las condiciones del retorno (periodo de contrato, puesto en origen, mantenimiento de antigüedad).

      d. Hay que definir cómo informar y facilitar la debida formación sobre el país de destino (factor seguridad, idioma, etc.).

      e. Siempre habrá que estudiar el grado de involucración de la política en la ayuda a la familia (carrera del cónyuge, etc.).

      f. Las políticas elaboradas se asentarán sobre los principios de claridad, transparencia y homogeneidad (aplicabilidad a cualquier empleado, etc.).

      g. Habría que determinar actuaciones “marco” en los ámbitos fiscales, laborales de seguridad social y legal del desplazamiento.

      h. Es necesario fijar los aspectos logísticos del proceso de movilidad internacional (gastos de traslado del trabajador desplazado, familiares y/o enseres, ubicación en vivienda, puesta a disposición de vehículo, cursos de idiomas).

Sobre la base de lo anterior, la elaboración de una política de expatriación debería desarrollar, entre otros, los siguientes aspectos:

 Consideraciones generales.

Entre estas consideraciones es habitual incluir cuestiones como la definición de personal desplazado, la duración de los distintos tipos de desplazamientos, los principios generales que inspiran la política, las cualidades a exigir a las personas susceptibles de ser desplazadas, la definición de los procedimientos de autorización de un desplazamiento o la identificación de las personas o departamentos de la organización encargados de la gestión de los desplazamientos.

 Elementos retributivos.

Es habitual que, junto a la retribución fija y variable que el empleado hubiera percibido en sus funciones previas al desplazamiento, le sean concedidas otras retribuciones que pretenden hacer más atractivo el desplazamiento para el empleado (por ejemplo con primas de desplazamiento o las ayudas de escolaridad) y compensarle por los gastos derivados del desplazamiento, como sucede con las compensaciones por el diferencial del coste de vida, la ayuda de vivienda, o los gastos de traslado.

Para llevar un control de los costes del desplazamiento resulta fundamental establecer:

       los criterios objetivos que determinen cómo se establecen algunas de estas partidas. Así, resulta fundamental, por ejemplo, establecer cómo se determina el importe de la prima de expatriación y en base a qué criterios (peligrosidad, vínculos familiares, duración del desplazamiento, etc.),

       así como los límites aplicables a estos complementos, que tengan en cuenta la duración del desplazamiento y que relacionen el importe de su concesión con la retribución abonada al empleado en su país de origen.

 Ámbito fiscal del desplazamiento.

Es preciso establecer los canales de control necesarios para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales en el país de origen y de destino de los empleados desplazados.

También hay que definir si se va a conceder al empleado algún tipo de protección sobre la posible diferencia existente entre la presión fiscal que podría llegar a soportar sobre la retribución que perciba durante su desplazamiento en relación con la que soportaba durante el periodo de tiempo previo a su desplazamiento.

La implantación de estos esquemas de protección fiscal puede afectar sensiblemente a los costes de desplazamiento de la Compañía.  

 Ámbito laboral y de Seguridad Social del desplazamiento.

Con independencia de las características propias de cada desplazamiento, deberían establecerse los criterios generales que regulen la relación laboral del empleado con la compañía durante el periodo en que preste servicios en el extranjero.

 Finalización del desplazamiento.

Se deben establecer los criterios generales que regirán la gestión de la finalización del desplazamiento y las condiciones de retorno del empleado.

 Anexos: condiciones particulares en los países de destino.

Atendiendo a todo lo anterior, uno de los factores clave de la cada vez mayor movilidad de talento fuera de España es la planificación de los desplazamientos, así como el análisis de sus implicaciones fiscales, con el objeto de anticipar posibles obstáculos y de buscar oportunidades de optimización.

Sin lugar a dudas, el establecimiento de políticas “marco” puede llevar a las organizaciones a conseguir considerables ahorros de costes, evitar potenciales conflictos y fomentar en nuestros profesionales una cultura internacional de gran valía en el nuevo entorno mundial.