El derecho de inspección está sujeto a limitaciones temáticas y documentales

Las reglas a las que está sujeto el derecho de inspección son las siguientes:

1. La administración no debe, ni puede, revelar a los accionistas información que contenga secretos industriales o datos que pudieran ser utilizados en detrimento de la sociedad (artículo 48 de la Ley 222 de 1995).
2. El derecho de inspección se limita a la revisión de los documentos que, según el artículo 446 del Código de Comercio, deben ser presentados a la asamblea de accionistas de la sociedad que son, en esencia, los que se enlistan a continuación. Los accionistas no tienen derecho a solicitar información o documentación diferente de la que se señala a continuación, ni la administración tiene obligación de suministrarla. Nosotros recomendamos que las solicitudes de documentación o información expliquen, de manera sucinta, la relevancia de la misma para efectos del ejercicio del derecho de inspección:
   
   1. El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio social, con mención de las apropiaciones por depreciación de activos fijos y amortización de intangibles;
   2. El proyecto de distribución de utilidades repartibles, con mención de la deducción del impuesto de renta y complementarios para el respectivo ejercicio;
   3. El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad, incluyendo los datos contables y estadísticos, particularmente (i) detalle de egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación y cualquier otro pago hecho a los directivos de la sociedad; (ii) los pagos hechos a los asesores o gestores de la sociedad, pero limitado a aquellos cuya función consista en “tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o a aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones” (artículo 446 (b) del Código de Comercio); (iii) transferencias de recursos a título gratuito; (iv) gastos de propaganda y relaciones públicas; (v) recursos que la sociedad tenga en el exterior y obligaciones en moneda extranjera y (vi) inversiones de la sociedad en otras sociedades.
   4. El informe de gestión del representante legal, y
   5. El informe del revisor fiscal.
3. El derecho de inspección se limita al ejercicio contable objeto de la reunión de asamblea;
4. Los accionistas o sus representantes no pueden extraer documentos de las oficinas de la administración;
5. La administración no está obligada a suministrar copia de documentos ni a permitir que se tomen fotografías o se usen otros métodos para copiar documentación. No obstante lo anterior, es posible que se permita lo anterior, pero con ello los accionistas y sus representantes se exponen a un nivel alto de responsabilidad por el uso indebido de la documentación. Nuestra recomendación siempre es que se limite el derecho de sacar copias o fotografías de la documentación;
6. El ejercicio del derecho de inspección no tiene por objeto, ni implica, una auditoría completa de la empresa. Y, so pretexto de ejercer el derecho de inspección, no se puede obstaculizar la buena marcha de la empresa. Nuestra recomendación es que exista un procedimiento para la solicitud de documentación e información, y que se señalen tiempos prudenciales y razonables para la producción y entrega de la misma;
7. Para reuniones de segunda convocatoria no aplica el derecho de inspección;
8. Para reuniones universales, se entiende que el derecho de inspección fue renunciado tácitamente, y
9. Para reuniones por derecho propio, sí aplica el derecho de inspección.

Finalmente, no sobra transcribir el texto correspondiente de la Circular básica Jurídica 100-000005  de 2017 de la Superintendencia de Sociedades al respecto (Punto IV a) de dicho documento):

“(…) Debe entenderse que los asociados tienen derecho a acceder a todos aquellos documentos previstos en el artículo 446 del Código de Comercio, como también a los libros y demás comprobantes exigidos por la ley (Art. 447 ibídem.), de tal suerte que puedan documentarse suficiente y adecuadamente sobre el aspecto económico de la compañía en pos de posibilitar una participación activa en la asamblea, como también el que puedan votar a conciencia las diferentes determinaciones puestas a su consideración en lo que a esos temas se refieran.

Atendiendo lo anterior, para efectos del derecho de inspección, previo a la reunión ordinaria del máximo órgano social, no es posible solicitar que se ponga a disposición de los accionistas documentos distintos de los señalados en los artículos 379 y 446 del Código de Comercio, tales como contrato comerciales, laborales, presupuestos de la compañía, entre otros; por cuanto la ley no previó dicha posibilidad.

En este contexto, es evidente que el legislador ha señalado de manera taxativa cuáles son los documentos que deben ser puestos a disposición para ser examinados en el marco del derecho de inspección. De conformidad con lo anterior, se puede deducir que no todos los documentos vinculados con las operaciones y negocios deben ponerse a disposición de los accionistas de una sociedad anónima, sino únicamente el balance generar de los negocios junto con aquellos enumerados en el artículo 446 del Código de Comercio y, los libros y demás comprobantes correspondientes.

En consecuencia, la administración de la sociedad anónima no está́ obligada a poner a disposición de los asociados documentos específicos que no estén contemplados en los artículos 446 y 447 del Código de Comercio. Respecto de operaciones específicas que se realicen en el marco del desarrollo de la sociedad, bastará con que los asociados sean informados adecuadamente sobre la gestión de la administración y el aspecto económico de la sociedad, y tenga el conocimiento suficiente para poder participar activamente en la reunión del máximo órgano social en lo que a esos temas se refiera. (…)”.