El pasado 12 de septiembre, el Pleno del Senado de la República mexicana aprobó el Dictamen de las Comisiones Unidas de Economía y de Estudios Legislativos que contiene la Minuta con proyecto de Decreto por el que se reforman diversas disposiciones de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) cuyo objeto es establecer la posibilidad y reglas para que las sociedades anónimas (S.A.) y las sociedades de responsabilidad limitada (S. de R.L.) puedan celebrar sus respectivas asambleas de accionistas o socios y sesiones de órganos de administración de manera virtual. Este 20 de octubre, finalmente, ha sido publicada en el DOF.

Como se verá a continuación, la reforma conlleva, por una parte, una modernización en el marco legal y, por otra, una solución a un problema que se presentó durante la pandemia en la que se dificultó celebrar asambleas de accionistas o socios presenciales.

Si bien con la reforma se modernizan las reglas para poder hacer reuniones remotas utilizando tecnología, también conlleva riesgos en los casos en que existan conflictos entre accionistas o socios, por lo que se tendrá que poner especial atención en la evidencia y pruebas que se generen en caso de que se termine en litigio en los tribunales. Una posible mitigante a dicho riesgo habría sido establecer de manera expresa en la LGSM que las asambleas y reuniones remotas deban grabarse y conservarse por el administrador/gerente u órgano de administración de la sociedad en cuestión y que una copia de la grabación se agregue al acta respectiva (tal y como se estableció en la reforma del 4 de agosto de 2021 al Código Civil para el Distrito Federal, en el caso de asambleas remotas en asociaciones civiles y sociedades civiles).

No obstante, aunque la reforma no contempla lo anterior de manera expresa, es factible que reglas de dicha naturaleza puedan establecerse en los estatutos sociales de las sociedades en cuestión a efecto de mitigar los referidos riesgos.

En ese mismo sentido, adicional a lo contemplado en la reforma relativo a que se deberá contar con mecanismos o medidas que permitan el acceso, la acreditación de la identidad de los asistentes, el sentido del voto, etc., será muy importante tener en cuenta la fuerza probatoria de la evidencia que se genere en relación con dichas asambleas y reuniones remotas, por lo que la evidencia de las mismas (como pudieran ser las grabaciones) y demás documentación relacionada deberá, al menos, (i) ser generada, comunicada, recibida o archivada mediante un método fiable; (ii) permanecer íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez y (iii) ser accesible para posteriores consultas (de manera similar a lo establecido en el Código Federal de Procedimientos Civiles en materia de pruebas que constan en medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología).

Dicho lo anterior, la reforma versa, en síntesis, sobre los siguientes temas principales:

1. Asambleas virtuales

La reforma contempla que tanto los socios de las S. de R.L., como los accionistas de las S.A., podrán, si así lo establecen sus estatutos, celebrar asambleas mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología (en adelante, para efectos de este texto, “medios tecnológicos”), pudiendo participar en ellas la totalidad o una parte de los asistentes a la asamblea (considerando la asistencia física o remota de los socios). Asimismo, se dispone que el hecho de que la asamblea se realice a través de medios tecnológicos no implica que se realice fuera del domicilio social de la sociedad.

Para el caso de las S.A., se adiciona de manera expresa la posibilidad de que las actas de asamblea sean firmadas por quienes funjan como presidente y secretario, con firma autógrafa o electrónica.

1.1 Estatutos

La reforma dispone que los estatutos sociales deberán contener las reglas para la celebración de las asambleas y sesiones de los órganos de administración, que podrán contemplar que se celebren de forma presencial o a través de medios tecnológicos de modo que permitan la participación de la totalidad o parte de los asistentes por dichos medios, siempre y cuando la participación sea simultánea y se permita la interacción en las deliberaciones de una forma funcionalmente equivalente a la reunión presencial.

Asimismo, se establece que en todas las asambleas y reuniones de los órganos de administración, independientemente de que se lleven a cabo en forma presencial o a través de la utilización de medios tecnológicos, se deberá contar con mecanismos o medidas que permitan el acceso de participantes, la acreditación de la identidad de los asistentes y, en su caso, la determinación del sentido del voto, así como generar la evidencia correspondiente.

1.2 Convocatorias

S. de R.L.

La reforma cambia la manera de convocar a las asambleas de socios de las S. de R.L. para que, a partir de su entrada en vigor conforme a lo señalado en el párrafo siguiente, en lugar de hacerse a través de cartas certificadas con acuse de recibo, se lleven a cabo por medio de la publicación de un aviso en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía con la anticipación que fijen los estatutos sociales o, en su defecto, con al menos 8 días de anticipación a la fecha fijada para la asamblea respectiva. Las convocatorias deberán incluir el orden del día y la firma de quien las realiza.

Los artículos transitorios de la reforma establecen que la modificación propuesta entrará en vigor en un plazo de 6 meses a partir de su publicación en el DOF. Además, dispone que las sociedades constituidas antes de la reforma deberán sujetarse a esta disposición, publicando las convocatorias en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía conforme a lo dispuesto en el artículo 50 Bis del Código de Comercio, independientemente de que sus estatutos sociales contemplen que se realizarán por otro medio.

S.A.

La forma para convocar la asamblea de accionistas no cambia, pero se adiciona la posibilidad para que durante el tiempo que transcurra entre la publicación de la convocatoria y la fecha fijada para llevar a cabo la asamblea, la información financiera y contable (por ejemplo, el informe de los administradores o los estados financieros) pueda estar a disposición de los accionistas a través de medios tecnológicos.

2. Asambleas fuera del domicilio social 

S. de R.L.

La reforma permite a los socios de las S. de R.L. celebrar asambleas fuera del domicilio social, siempre y cuando: (i) la totalidad de los socios lo aprueben, y (ii) exista la posibilidad de utilizar medios tecnológicos. Para tal efecto, en el acta que se levante de la asamblea respectiva deberá establecerse el domicilio en el cual se llevó a cabo.

S.A.

La reforma permite que los accionistas puedan celebrar asambleas fuera del domicilio social, ahora sin necesidad de que exista caso fortuito o fuerza mayor, siempre y cuando: (i) la totalidad de los accionistas lo aprueben, y (ii) exista la posibilidad de utilizar medios tecnológicos. Para tal efecto, en el acta que se levante de la asamblea respectiva se deberá asentar el domicilio en el cual se llevó a cabo. 

3. Sesiones del consejo de gerentes y del consejo de administración

S. de R.L.

La reforma prevé que los gerentes de la S. de R.L. podrán tomar resoluciones a través de medios tecnológicos, si así lo establecen los estatutos de la sociedad.

S.A.

Para el caso de S.A., la reforma contempla que en los estatutos sociales se podrá prever que las sesiones del consejo de administración se lleven a cabo mediante el uso de medios tecnológicos como si se tratara de sesiones presenciales, pudiendo darse la participación de parte o la totalidad de sus miembros en forma presencial o utilizando medios tecnológicos.

4. Entrada en vigor

La reforma entra en vigor el día siguiente de su publicación en el DOF (salvo lo señalado en la sección 1.2 anterior, para el caso de las convocatorias de las S. de R.L.). De esta forma, todas las S.A. y S. de R.L., tanto las constituidas con anterioridad como con posteridad a la entrada en vigor de la reforma, deberán prever en sus estatutos sociales las disposiciones de la reforma a efecto de poder realizar asambleas y sesiones utilizando medios tecnológicos.

Para mayor abundamiento sobre estos temas, en Garrigues México contamos con un equipo experto que los podrá asesorar a detalle sobre los pasos a seguir para adoptar convenientemente la reforma y sobre las implicaciones que puedan derivar de su implementación.