La nómina electrónica en Colombia: ¿cómo funcionará y quiénes están obligados a implementarla?
Comentario Laboral Colombia
A partir del 1 de julio de 2021, las empresas en Colombia deberán poner en marcha la nómina electrónica. Se trata de un proceso escalonado que se irá implementando mes a mes, en función del número de trabajadores de cada empresa. Explicamos, a continuación, las cuestiones clave a tener en cuenta por los empleadores.
De acuerdo con la Resolución 013 de febrero de 2021 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la inclusión como costo o deducción de los salarios o pensiones requiere que el contribuyente transmita, dentro de los primeros 10 días del mes siguiente en que se debió realizar el pago, el documento soporte de pago de nómina a la DIAN.
Respondemos a cuatro preguntas clave de la nueva modalidad.
¿Quiénes están obligados a su implementación?
Los contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.
¿Cuál es el plazo máximo para generar y transmitir el documento soporte de pago?
La fecha máxima para generar y transmitir el documento soporte de pago en el sistema electrónico dependerá del número de empleados de la empresa, tal y como se muestra a continuación:
¿Qué información debe contener el documento soporte de pago de nómina?
Para que el documento sea validado por la DIAN, debe contener como mínimo:
- Estar denominado expresamente “documento soporte pago de nómina electrónica”.
- Razón social y NIT de quien realiza el pago.
- Apellidos, nombre y número de identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte pago de nómina electrónica (CUNE).
- Número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva de la empresa.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a valores devengados y deducidos de nómina.
- Valor total de la diferencia.
- Contenido del Anexo Técnico documento soporte pago de nómina.
- Fecha y hora de generación.
- Firma digital del empleador.
- Nombre o razón social y NIT del fabricante del software y el nombre del software.
¿Qué son las notas de ajuste del documento soporte de pago?
Son documentos que corresponden a ajustes o correcciones que se hacen al documento soporte de pago, como por ejemplo errores aritméticos o de contenido del documento.