COVID-19: Główne skutki pandemii, które mogą wpłynąć na Twoją firmę

Mamy na uwadze potencjalny wpływ pandemii COVID-19 na Państwa biznes. Dlatego też, korzystając z doświadczenia naszego zespołu, chcielibyśmy przedstawić Państwu niniejszą notatkę informacyjną sporządzoną z perspektywy polskiego prawa, która zawiera najważniejsze kwestie, o których nie można zapomnieć przy prowadzeniu firmy w obecnej rzeczywistości.

Biorąc pod uwagę niezwykłą i nieprzewidzianą sytuację, wszystkie zalecenia zawarte poniżej są bieżącymi i istniejącymi możliwościami dostępnymi dla przedsiębiorców w Polsce. Zastrzegamy, że wszelkie środki, propozycje lub zalecenia mogą ulec zmianie w kolejnych dniach z uwagi na dynamiczny rozwój sytuacji. Będziemy Państwa na bieżąco informować w przypadku jakichkolwiek zmian lub modyfikacji za pośrednictwem naszej strony internetowej lub wiadomości e-mail.

Prawo pracy

Zaleca się wdrożenie programu profilaktycznego zawierającego np.:

• jasne zasady dotyczące pracy zdalnej;
• procedury izolowania zarażonego pracownika od reszty załogi do czasu przybycia odpowiednich służb;
• miejsca, do których osoby zagrożone nie powinny być wysyłane w podróż służbową;
• działania konieczne w przypadku wykrycia zakażenia koronawirusem w miejscu pracy;
• sposoby utrzymania działalności firmy nawet przy braku dużej liczby pracowników.

Prawa i obowiązki pracownicze:

• pracownik nie może odmówić wykonywania pracy zdalnej;
• pracownik nie może samodzielnie (bez uprzedniej zgody pracodawcy) podjąć decyzji o pracy zdalnej;
• prawo do dodatkowego zasiłku opiekuńczego na 14 dni - na opiekę nad dzieckiem w wieku poniżej 8 lat (nie wlicza się do ogólnego limitu 60 dni na opiekę nad dzieckiem w wieku poniżej 14 lat);
• prawo do odmowy pracy w niebezpiecznym środowisku;
• jeśli pracownik utknął za granicą (w kwarantannie lub jeśli nie ma możliwości wyjścia) w trakcie podróży służbowej - zapłata za zakwaterowanie, dietę itp. na koszt pracodawcy.

Banking and finance

Ogłoszenie stanu zagrożenia epidemicznego oraz wdrażane przez administrację państwową nadzwyczajne środki i ograniczenia nie pozostają bez wpływu na gospodarkę, przedsiębiorstwa oraz gospodarstwa domowe. W celu złagodzenia negatywnych skutków tej sytuacji banki pracują nad krótko i długoterminowymi rozwiązaniami, by odciążyć kredytobiorców.

16 marca 2020 r. Związek Banków Polskich ogłosił „Komunikat w sprawie działań pomocowych podejmowanych przez banki w związku z pandemią koronawirusa COVID 19”. Zgodnie z tym komunikatem, proponowany przez banki pakiet obejmuje szereg rozwiązań skierowanych zarówno do przedsiębiorstw jak i osób fizycznych, m.in.:

• Banki ułatwią odroczenie (zawieszenie) spłaty rat kapitałowo-odsetkowych lub rat kapitałowych przez okres 3 miesięcy,
• W przypadku przedsiębiorców którzy na koniec 2019 r. posiadali zdolność kredytową, ich finansowanie wygasa w najbliższych miesiącach, a zostali dotknięci skutkami koronawirusa, banki odnowią istniejące finansowanie na okres 6 miesięcy,
• Za wnioski objęte powyższymi środkami nie będą pobierane żadne opłaty, banki umożliwią składanie wniosków bez dodatkowych formalności i zdalnie,
• Podobne zasady będą stosowane przez znajdujące się w grupach banków firmy leasingowe oraz factoringowe.

Prawo Spółek

Mając na uwadze, że wiele podmiotów działających na polskim rynku jest zarządzanych przez osoby aktualnie nieobecne w Polsce, wskazane jest opracowanie sposobu działania na wypadek konieczności wydania oświadczeń, podpisania umów lub podjęcia decyzji wykonawczych innego rodzaju.

Ze względu na ograniczenia w podróżowaniu, podmioty aktywne na polskim rynku, których przedstawiciele nie są fizycznie obecni w Polsce, powinny rozważyć działania mające na celu zapewnienie odpowiedniej reprezentacji. Mogą to być na przykład:

• powołanie pełnomocników w Polsce,
• podpisywanie umów poprzez wymianę podpisanych kopii,
• uzyskanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Należy mieć na uwadze, że Poczta Polska zawiesiła przyjmowanie przesyłek międzynarodowych, stąd wszelkie pełnomocnictwa, umowy i inna dokumentacja powinny być przesyłane kurierem.

Jako że zbliżamy się do końca pierwszego kwartału 2020 r., należy rozważyć rozpoczęcie przygotowań do zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Co do zasady takie zgromadzenia powinny odbywać się w Polsce, dlatego wspólnicy/akcjonariusze mogą rozważyć na przykład powołanie wspólników w Polsce lub sprawdzenie dokumentów korporacyjnych żeby ustalić, czy możliwe jest uczestnictwo za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji.

Umowy

Pandemia COVID-19 może w określonych sytuacjach zostać zaklasyfikowana jako przypadek siły wyższej, wyłączając w konsekwencji odpowiedzialność podmiotów które są nią dotknięte za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązań. 

Dlatego zalecamy gromadzenie wszelkiego rodzaju dowodów, które mogą w przyszłości świadczyć o wystąpieniu siły wyższej lub o braku winy z Państwa strony z tytułu niewykonania umowy. Chodzi między innymi o odnotowanie wykonania Państwa zobowiązań, jak i Państwa kontrahentów oraz odnotowaniu przyczyn spadku wydajności lub wystąpienia usterki, w sposób, który pozwoli Państwu w przyszłości ustalić, czy takie zdarzenia były związane z obecną pandemią.

Należy mieć na uwadze, że polskie prawo pozwala zawierać umowy poprzez wymianę podpisanych dokumentów lub nawet e-maili, co może pomóc ograniczyć lub w ogóle wyeliminować konieczność osobistego kontaktu.

Prawo podatkowe

Rząd pracuje nad specjalną ustawą mającą na celu złagodzenie negatywnych skutków finansowych koronawirusa dla pracodawców / przedsiębiorców (tzw. „Pakiet osłonowy”). Odpowiednia propozycja zmian obowiązujących aktów prawnych ma zostać ogłoszona w najbliższych dniach.

Zgodnie z deklaracjami preferencje będą dostępne dla każdej firmy / przedsiębiorcy ponoszącego negatywne konsekwencje sytuacji koronawirusa i będą obejmować:

• indywidualne ulgi podatkowe (szczegóły nie zostały jeszcze uzgodnione i są nadal omawiane);
• odroczenie lub umorzenie składek na ubezpieczenie społeczne na okres skutecznego zawieszenia działalności firmy;
• krótsze warunki zwrotu podatku VAT podatnikowi;
• odroczenie realizacji przyszłych zobowiązań formalnych (standardowy plik kontroli / rejestr beneficjentów rzeczywistych).

Prawo zamówień publicznych

Polski rząd pracuje nad pakietem pomocowym dla firm dotkniętych skutkami wybuchu pandemii. Dyskutowane rozwiązania dotyczą, między innymi, wprowadzenia czasowego zawieszenia stosowania kar umownych związanych z opóźnieniami w realizowaniu umów o zamówienia publiczne.

Przyjęcie ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 oraz innych chorób zakaźnych, a także wywołanych nimi sytuacjami kryzysowymi (“Specustawa koronawirusowa”), pozwoliło na wprowadzenie specjalnego wyłączenia w stosowaniu przepisów prawa zamówień publicznych i prawa budowlanego.

Urząd Zamówień Publicznych oświadczył, że w zaistniałym stanie zagrożenia epidemiologicznego wprowadzonym przez polski rząd, transmisja on-line z otwarcia ofert w sposób wystarczający realizuje zasadę o której mowa w art. 86  ust. 2 prawa zamówień publicznych.