Página web corporativa: Un buen aliado para las relaciones entre socios y sociedad

A lo largo de estos últimos años, hemos sido testigos de cómo las sociedades han tenido que adaptar sus políticas y procedimientos internos a las nuevas exigencias de la tecnología y de los medios electrónicos para dar cumplimiento, en la mayoría de los casos, a un mandato legal. Así pues, a día de hoy, resulta impensable que cualquier sociedad mercantil española pueda comunicarse con la Administración pública a través de un canal distinto al telemático, o realizar un tratamiento de datos de carácter personal ajeno a las exigencias derivadas de la nueva normativa en esta materia.

No obstante, dentro de esta maraña legislativa, existen ciertos instrumentos previstos en la regulación societaria que, a pesar de su carácter optativo, suponen una clara oportunidad para que las sociedades de capital no cotizadas consoliden su desarrollo y posicionamiento tecnológico, en especial, por lo que a las relaciones con sus socios respecta. Son un buen aliado para reforzar las políticas de buen gobierno corporativo. Claro ejemplo de ello es la página web corporativa que, más allá de constituir el cauce obligatorio para convocar junta general de socios una vez creada, puede llegar a convertirse en el medio idóneo para el ejercicio telemático de los derechos del socio, impulsando, en consecuencia, la participación de estos en la vida societaria.

A través de breves enunciados, pasamos a analizar algunas de las posibilidades que ofrece la creación de la página web corporativa, así como sus principales ventajas:

La página web corporativa no es la página informativa o comercial de la sociedad. Como punto de partida, debe de aclararse que no toda página web de la sociedad es página web corporativa, sin perjuicio de que la primera pueda configurarse de forma que, a través de ella, se pueda acceder a la segunda. Como viene siendo habitual en la práctica, la gran mayoría de sociedades están presentes en la red al objeto de promocionar sus servicios o productos o de habilitar canales de comunicación con sus proveedores o clientes. En la medida en la que estas webs no hayan sido creadas conforme a las exigencias previstas en la Ley de Sociedades de Capital –entre otras, por acuerdo de la junta general de socios–, estas no tendrán la consideración de página web corporativa.

La convocatoria de la junta general exclusivamente se realiza a través de la página web corporativa, una vez creada esta. Tan pronto como la creación de la página web corporativa haya sido aprobada por la junta general, inscrita en el Registro Mercantil competente y publicada en el BORME, las convocatorias de las sucesivas juntas de socios deberán realizarse a través de este medio, sin excepción. En este punto, resulta de especial interés la posibilidad de prever estatutariamente la gestión telemática de un sistema de alertas, de tal manera que cada vez que los administradores opten por convocar la junta general a través de la web corporativa, los socios reciban el correspondiente aviso.

Como el lector fácilmente habrá podido apreciar, uno de los principales puntos fuertes de la creación de la página web corporativa es el ahorro de costes y la simplificación de trámites que lleva aparejado, al suprimir la necesidad de publicar el texto de la convocatoria en el BORME –si el tipo societario en cuestión o la redacción estatutaria en vigor así lo exigieran– o de acudir a los métodos habituales de comunicación individual y escrita (e.g. burofax, carta certificada).

La idoneidad de crear un área privada del socio dentro de la web corporativa. Aun no siendo obligatorio, la página web corporativa puede disponer de un espacio privado al que accedan sus socios y/o administradores introduciendo, por ejemplo, una cuenta de correo electrónico y una contraseña facilitada por la sociedad a tal efecto.

¿Por qué le puede interesar a la sociedad habilitar este espacio? En primer lugar, a través de esta área privada, la sociedad puede facilitar a sus socios aquella documentación que deba ser puesta a su disposición con anterioridad a la celebración de la junta general (e.g. cuentas anuales). Téngase en cuenta, además, que, en muchos casos, esta información debe ser enviada al domicilio del socio de forma gratuita si éste así lo solicita, en caso de no existir página web corporativa –piénsese, por ejemplo, en las propuestas o informes sobre modificación de estatutos sociales–.

En segundo lugar, los administradores también podrán facilitar a través de este espacio otra documentación o información de carácter más reservado relativa a la evolución del negocio o de la propia sociedad, contribuyendo con ello al fomento de las políticas internas de transparencia.

Es perfectamente posible que los socios ejerciten sus “derechos telemáticos” a través de la página web corporativa. En la actualidad, tanto las sociedades anónimas como las limitadas pueden permitir estatutariamente que los accionistas o socios asistan a las juntas generales a través de videoconferencia o de otros medios telemáticos, siempre y cuando estos medios identifiquen debidamente la identidad del sujeto y quede asegurado que los asistentes remotos tienen noticia en tiempo real de lo que ocurre y pueden intervenir en el debate.

Asimismo, la previsión estatutaria anterior puede ser complementada con otra que permita el ejercicio del derecho de voto a distancia o delegación de la representación de forma electrónica, constituyéndose el área privada de la página web corporativa como el cauce ideal para ello.

A tal efecto y para asegurar un ordenado desarrollo de la reunión, en la correspondiente convocatoria los administradores deberán expresar los plazos, formas y modos de ejercicio de los derechos telemáticos del socio, pudiendo exigirse que aquellos asistentes remotos que deseen formular intervenciones o propuestas de acuerdos se lo remitan a la sociedad con anterioridad al momento de la constitución de la junta.

Toda comunicación electrónica entre la sociedad y sus socios debe haber sido aceptada por estos. Todos los mecanismos expuestos que permiten la remisión de documentos, solicitudes o información o incluso las propia comunicación entre la sociedad y los socios, deben ser previamente aceptados por estos antes de su efectiva puesta en marcha, aceptación que podrá efectuarse por todos o parte de los socios al mismo tiempo –por ejemplo, con ocasión de la junta general que apruebe la inclusión de estas previsiones electrónicas en los estatutos sociales– o en distintos momentos.

Tenga el lector una cautela presente: dichos instrumentos de contacto deberán permitir acreditar en todo momento la fecha indubitada de la recepción de las comunicaciones con los socios, así como el contenido de los mensajes electrónicos intercambiados entre estos y la propia sociedad.

El amplio abanico de posibilidades que brinda la creación de la página web corporativa y las previsiones estatutarias sobre los derechos telemáticos de los socios tiene su contrapartida en las nuevas obligaciones que para la sociedad y los administradores se derivan de su habilitación. Una vez creada la página corporativa, la sociedad debe garantizar la seguridad de la misma, la autenticidad de los documentos publicados en ella y el acceso gratuito a la misma con posibilidad de descarga e impresión de lo insertado, para lo cual, resulta indiferente que aquella disponga de sistemas internos propios para cumplir dicha obligación o que acuda a terceros profesionales que presten este tipo de servicios.

Por su parte, la norma prevé una responsabilidad solidaria de los administradores entre sí y con la sociedad frente a los socios, acreedores, trabajadores y terceros de los perjuicios causados por la interrupción temporal de acceso a esa página, salvo caso fortuito o de fuerza mayor.

En resumen y para concluir, puede afirmarse que son claras las ventajas y oportunidades que la página web corporativa trae consigo, más aún si se combina su creación con el área privada del socio o con las previsiones estatutarias analizadas en materia de derechos telemáticos. No obstante, la implementación de estos mecanismos en la propia sociedad deberá realizarse atendiendo a sus concretas características –piénsese, por ejemplo, que la habilitación de estos medios deja de tener sentido en sociedades unipersonales– y al desembolso necesario para cumplir con los requisitos técnicos de seguridad o autenticidad, entre otros.